Kelola penagihan dengan data yang tercatat, terukur, dan terpantau.
Jasa pembuatan software debt collection untuk membantu perusahaan mengelola data tagihan, jadwal tindak lanjut, histori komunikasi, janji pembayaran, rekonsiliasi, dan laporan penagihan dalam satu alur kerja.
Ruang lingkup sistem ditentukan berdasarkan jenis piutang, proses penagihan, dan kebutuhan integrasi.
Ketika portofolio tagihan membesar, tindak lanjut perlu tetap konsisten.
Data yang tersebar di spreadsheet, catatan petugas, dan sistem pembayaran dapat menyulitkan tim melihat status terakhir setiap tagihan. Sistem collection membantu membangun catatan kerja yang lebih terstruktur—tanpa menggantikan penilaian dan tanggung jawab petugas.
Status sulit disatukan
Nomor kontrak, jatuh tempo, sisa kewajiban, pembayaran, dan status sengketa perlu merujuk ke data yang sama.
Riwayat kontak terpisah
Catatan komunikasi dan janji pembayaran perlu terdokumentasi agar petugas memahami konteks sebelum menghubungi kembali.
Pembayaran perlu dicocokkan
Pembayaran parsial, transfer yang belum teridentifikasi, koreksi, dan pelunasan perlu dipadankan dengan tagihan.
Aktivitas perlu dapat ditinjau
Supervisor membutuhkan catatan penugasan, hasil tindak lanjut, perubahan data, dan eskalasi yang jelas.
Bangun alur collection sesuai portofolio dan kebijakan perusahaan.
Melalui mitra pengembangan, kebutuhan sistem dapat dipetakan berdasarkan jenis tagihan, sumber data, peran petugas, proses pembayaran, dan laporan yang dibutuhkan. Sistem dapat membantu mengatur pekerjaan dan dokumentasi, sedangkan keputusan penagihan tetap mengikuti kewenangan serta kebijakan perusahaan.
- Mengelompokkan tagihan berdasarkan jatuh tempo dan status.
- Mencatat komunikasi, janji bayar, dan hasil tindak lanjut.
- Mencocokkan pembayaran dan memperbarui saldo.
- Membatasi akses data sesuai peran pengguna.
Visual pendukung dari Image Library Software Umum.
Mulai dari jenis tagihan dan alur kerja yang ingin dirapikan.
Petakan sumber data, aktivitas petugas, metode pembayaran, dan laporan yang dibutuhkan.
Fitur yang mendukung pengelolaan tagihan dari awal hingga pelaporan.
Daftar ini merupakan opsi ruang lingkup. Tidak semua modul harus dibuat sekaligus; pemilihan fitur bergantung pada jenis piutang, sistem yang sudah digunakan, dan proses bisnis.
Data Tagihan & Debitur
Kelola referensi kontrak, pelanggan, nilai kewajiban, jatuh tempo, saldo, dan status tagihan sesuai kebutuhan akses.
Aging & Prioritas Kerja
Kelompokkan piutang berdasarkan umur, nominal, jatuh tempo, status, atau aturan prioritas yang ditetapkan perusahaan.
Penugasan Petugas
Atur pembagian portofolio, tanggung jawab, status pekerjaan, dan eskalasi kepada supervisor.
Jadwal & Histori Kontak
Catat waktu, kanal, hasil komunikasi, tindak lanjut, serta preferensi atau batasan kontak yang relevan.
Janji Pembayaran
Catat tanggal dan nilai yang dijanjikan, status pemenuhan, pembayaran parsial, serta tindak lanjut sesuai kebijakan.
Pembayaran & Rekonsiliasi
Hubungkan pembayaran dengan tagihan, tandai transaksi yang belum cocok, dan catat koreksi melalui proses yang disetujui.
Sengketa & Keluhan
Dokumentasikan keberatan, permintaan klarifikasi, status penyelesaian, dan pihak yang menangani.
Dashboard & Laporan
Tampilkan saldo piutang, tagihan jatuh tempo, aktivitas, janji bayar, pembayaran, dan ringkasan portofolio.
Hak Akses & Audit Trail
Atur akses berdasarkan peran dan catat perubahan penting seperti pembaruan saldo, penugasan, atau perubahan status.
Gunakan angka untuk membaca kondisi portofolio, bukan sekadar memenuhi dashboard.
Laporan collection dapat disusun untuk menjawab pertanyaan seperti: berapa saldo yang belum lunas, tagihan mana yang jatuh tempo, berapa janji bayar yang sudah terpenuhi, dan transaksi mana yang belum teridentifikasi.
Jika dashboard memakai data simulasi untuk demo, tandai sebagai data ilustrasi. Jangan menampilkan nilai nominal, tingkat keberhasilan, atau jumlah akun seolah-olah merupakan hasil aktual perusahaan.
Kategori umur piutang
Contoh kategori yang dapat dikonfigurasi; bukan standar wajib untuk semua jenis piutang.
Dari pemetaan portofolio menuju sistem yang siap diuji.
Proses pengembangan disesuaikan dengan sumber data, kebijakan perusahaan, dan ruang lingkup integrasi.
Pemetaan proses
Memahami jenis tagihan, sumber data, status, peran petugas, dan alur pembayaran.
Definisi kebutuhan
Menentukan modul prioritas, hak akses, indikator laporan, dan aturan proses.
Rancangan & pengembangan
Menyusun antarmuka, struktur data, dan fungsi sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Pengujian skenario
Menguji import data, pembaruan status, pembayaran parsial, rekonsiliasi, dan laporan.
Implementasi & evaluasi
Membahas migrasi data, pelatihan pengguna, akses, serta evaluasi setelah implementasi sesuai kesepakatan.
Perlu integrasi dengan akuntansi, CRM, atau sistem internal?
Petakan aplikasi yang digunakan dan data yang perlu dipertukarkan sebelum menentukan pendekatan integrasi.
Spreadsheet, modul keuangan, atau software collection khusus?
Pilihan bergantung pada volume pekerjaan, kebutuhan kontrol, proses pembayaran, dan kemampuan sistem yang telah digunakan.
| Aspek | Spreadsheet | Sistem keuangan / ERP | Software collection khusus |
|---|---|---|---|
| Pencatatan tagihan | Bergantung pada format dan disiplin input | Mengikuti modul yang tersedia | Dapat dirancang mengikuti kebutuhan portofolio |
| Histori tindak lanjut | Perlu struktur pencatatan tersendiri | Perlu diperiksa dukungan fiturnya | Dapat menjadi bagian alur kerja utama |
| Rekonsiliasi | Dapat dilakukan manual atau dengan formula | Mengikuti modul pembayaran dan akuntansi | Dapat diintegrasikan sesuai sumber data |
| Kontrol pengguna | Bergantung pada pengaturan file dan akses | Mengikuti fitur akses yang tersedia | Dapat dirancang sesuai peran dan kebijakan |
| Implementasi | Memerlukan pengaturan template dan prosedur | Mengikuti konfigurasi sistem yang digunakan | Memerlukan pemetaan, pengembangan, dan pengujian |
Tabel ini merupakan panduan pertimbangan umum, bukan penilaian terhadap produk atau vendor tertentu.
Apa yang perlu diputuskan sebelum membangun software debt collection?
Rancangan sistem akan lebih jelas jika perusahaan terlebih dahulu menetapkan sumber data, definisi status, kewenangan pengguna, dan aturan kerja.
Untuk PUJK, desain proses perlu memperhatikan POJK 22 Tahun 2023 dan aturan lain yang berlaku sesuai jenis layanan. Software membantu pencatatan dan kontrol, tetapi tidak otomatis menjamin kepatuhan.
1. Tentukan jenis piutang yang dikelola
Piutang dagang, cicilan pembiayaan, invoice jasa, dan tagihan internal dapat memiliki struktur data serta prosedur berbeda.
Petakan nomor referensi, pihak terkait, tanggal jatuh tempo, nilai awal, saldo berjalan, dan dokumen pendukung yang diperlukan.
2. Sepakati definisi aging dan status tagihan
Tentukan dasar perhitungan umur piutang, misalnya dari tanggal jatuh tempo, serta bagaimana sistem menangani pembayaran parsial, penjadwalan ulang, sengketa, dan pelunasan.
Contoh kategori aging dapat menggunakan 1–30, 31–60, 61–90, dan lebih dari 90 hari, tetapi rentang serta definisinya harus disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
3. Susun histori komunikasi yang relevan
Tentukan informasi yang perlu dicatat, seperti tanggal, kanal, petugas, hasil komunikasi, permintaan klarifikasi, dan tindak lanjut yang disepakati.
Akses terhadap catatan harus dibatasi sesuai kebutuhan kerja. Hindari penyimpanan informasi pribadi yang tidak diperlukan untuk tujuan pengelolaan tagihan.
4. Atur janji bayar dan pembayaran parsial
Sepakati apakah janji bayar dicatat sebagai nominal dan tanggal, bagaimana statusnya diperbarui, dan bagaimana pembayaran parsial memengaruhi saldo tagihan.
Sistem sebaiknya membedakan janji pembayaran dari pembayaran yang benar-benar telah diterima dan terverifikasi.
5. Tentukan proses rekonsiliasi
Identifikasi sumber transaksi masuk, referensi pembayaran, metode pencocokan, dan siapa yang menyetujui koreksi atau pengalokasian pembayaran.
Jika transaksi belum dapat dipadankan, sistem dapat menyediakan status pengecekan agar pembayaran tidak langsung dianggap gagal atau diabaikan.
6. Rancang pengawasan aktivitas dan hak akses
Petakan peran admin, supervisor, petugas, finance, dan auditor. Tentukan data apa yang dapat dilihat, diubah, diekspor, atau disetujui setiap peran.
Audit trail dapat membantu menelusuri perubahan penting. Kebijakan retensi, keamanan, dan perlindungan data tetap perlu ditetapkan oleh perusahaan.
7. Periksa integrasi dan migrasi data
Tentukan apakah sistem perlu terhubung dengan akuntansi, ERP, CRM, sistem pembayaran, atau sumber data lainnya.
Sebelum migrasi, bersihkan data duplikat, pastikan saldo awal, dan sepakati sistem mana yang menjadi sumber data utama.
Data regulasi yang perlu diperhatikan
POJK 22 Tahun 2023 mengatur pelindungan konsumen dan masyarakat di sektor jasa keuangan. Untuk PUJK, Pasal 62 memuat ketentuan mengenai cara, tempat, dan waktu penagihan, termasuk larangan ancaman, kekerasan, tekanan fisik/verbal, penagihan kepada pihak selain konsumen, dan tindakan yang terus-menerus mengganggu. Baca dokumen POJK 22/2023.
Ketentuan waktu yang tercantum adalah Senin sampai Sabtu di luar hari libur nasional, pukul 08.00–20.00 waktu setempat. Ketentuan ini perlu dibaca sesuai konteks PUJK dan ketentuan lain yang relevan. Lihat halaman regulasi OJK.
Pertanyaan sebelum memilih software debt collection.
Jawaban berikut bersifat umum. Detail fitur, integrasi, dan aturan kerja perlu ditentukan berdasarkan jenis tagihan serta kebijakan perusahaan.
Bangun sistem penagihan berdasarkan proses dan kebutuhan data perusahaan.
Diskusikan jenis piutang, alur tindak lanjut, pembayaran, kontrol akses, dan laporan yang dibutuhkan.